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Exigences d'audit obligatoires
licensing Un courtier principal/superviseur doit effectuer ou faire effectuer par un tiers un audit au moins une fois au cours de chaque période de licence en vertu de la § 54.1-2106.2, documenté sur un formulaire du conseil. L'audit doit examiner la gestion des comptes séquestre, l'équité en matière de logement, la publicité, la rédaction de contrats, les personnes sans permis, l'agence, les mises à jour réglementaires et les divulgations.
Règles clés
- ✓Un audit obligatoire doit être effectué au moins une fois au cours de chaque période de licence sur un formulaire élaboré par le conseil
- ✓L'audit doit examiner le séquestre, l'équité en matière de logement, la publicité, les contrats, les personnes sans permis, l'agence et les divulgations
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Conformité volontaire, auto-audit et immunité
licensing Un courtier principal/superviseur peut mener ou faire mener un audit des pratiques de l'entreprise en vertu de § 54.1-2111.1. Les méthodes et les conclusions doivent être documentées. Le signalement approprié de la non-conformité confère une immunité contre l'application de la loi par le conseil pour les questions signalées.
Règles clés
- ✓Un rapport d'auto-audit signé et correctement soumis confère une immunité contre l'application de la loi par le conseil pour les questions signalées
- ✓Les méthodes d'audit et les conclusions doivent être documentées comme décrit dans la section
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Délais de déclaration d'audit volontaire
licensing Le courtier doit notifier le conseil par écrit dans les 30 jours suivant la conclusion d'un audit interne (ou 30 jours suivant la réception d'un rapport d'audit tiers) de tout non-conformité soupçonnée, et soumettre soit une déclaration de correction, soit un plan de correction dans les 90 jours. L'omission peut entraîner la perte de l'immunité.
Règles clés
- ✓Le non-conformité doit être signalé par écrit au conseil dans les 30 jours suivant la conclusion de l'audit ou la réception du rapport tiers
- ✓Une déclaration de correction ou un plan de correction de 90 jours doit être soumis ; l'absence d'achèvement dans les 90 jours met fin à l'immunité
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Limites de l'immunité d'audit
licensing L'immunité ne s'applique pas si le non-respect était intentionnel ou résultait d'une négligence grossière, et ne s'applique qu'au courtier qui mène l'audit et soumet le plan — non aux autres courtiers ou agents commerciaux. Les violations répétées peuvent être considérées comme un échec à compléter un programme antérieur.
Règles clés
- ✓L'immunité ne s'applique pas aux violations intentionnelles ou à la négligence grossière
- ✓L'immunité s'étend uniquement au courtier qui mène l'audit et soumet un plan de conformité, non aux autres titulaires de licence
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Coopération avec les demandes du Conseil
licensing Sur demande de tout enquêteur ou agent du conseil, un courtier doit coopérer en fournissant les dossiers/documents conformément à 18VAC135-20-240 dans les 10 jours, et pour les autres demandes du conseil conformément à 18VAC135-20-250 dans les 21 jours.
Règles clés
- ✓Les dossiers et documents conformément à 18VAC135-20-240 doivent être fournis dans les 10 jours suivant la demande
- ✓Les autres demandes du conseil conformément à 18VAC135-20-250 doivent être traitées dans les 21 jours
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Conformité volontaire et immunité du courtier
licensing Un courtier principal/superviseur peut réaliser un audit interne ou réalisé par un tiers en vertu du § 54.1-2111.1. Le courtier doit informer le conseil par écrit dans les 30 jours suivant la non-conformité et soumettre une déclaration de remédiation ou un plan de correction dans les 90 jours. Un rapport dûment soumis confère une immunité contre les mesures d’application, sauf si la non-conformité était intentionnelle ou constituait une négligence grave.
Règles clés
- ✓Le courtier doit informer le conseil de la non-conformité dans les 30 jours suivant la conclusion de l’audit
- ✓Le plan de correction doit remédier à la situation dans les 90 jours
- ✓L’immunité ne s’applique pas aux non-conformités intentionnelles ou résultant d’une négligence grave
- ✓L’immunité ne s’étend qu’au courtier réalisant l’audit
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Obligation d’audit obligatoire
licensing Un courtier principal/superviseur doit réaliser ou faire réaliser par un tiers un audit au moins une fois pendant chaque période de validité de la licence en vertu du § 54.1-2106.2, documenté sur un formulaire du conseil. L’audit examine la gestion des fonds sous séquestre, la conformité en matière de logement équitable, la publicité, la rédaction de contrats, l’utilisation de personnes non titulaires d’une licence, les relations d’agence et les divulgations requises.
Règles clés
- ✓Un audit obligatoire est exigé au moins une fois par période de validité de la licence
- ✓L’audit doit être documenté sur un formulaire élaboré par le conseil
- ✓L’audit examine la conformité relative aux fonds sous séquestre, au logement équitable, à la publicité et aux divulgations