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信托基金持有和禁止使用
escrow 房地产经纪人从任何委托人或房地产/商业机会交易、财产管理协议、合同/抵押贷款代收协议或预付费用的一方处收到的资金,必须为合同或交易的目的而以信托方式持有这些资金。经纪人不得将这些资金用于经纪人、管理经纪人、公司或任何无权受益者的利益。
重点规则
- ✓收到的资金必须为经纪服务合同或交易的目的而以信托方式持有
- ✓信托资金不能用于经纪人、管理经纪人、公司或任何无权受益者的利益
- ✓指定经纪人负责确保关联持证人保护客户资金
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指定经纪人对信托账户管理的责任
escrow 指定经纪人对信托基金和账户的管理承担最终责任,包括从收入到对账的所有主要会计职能。
重点规则
- ✓指定经纪人负责资金的存入、保管、支付、收据、过账和记录
- ✓指定经纪人负责向委托人说明账目并调和/建立信托账户
- ✓指定经纪人必须将重要事实通知委托人和合作的持证人
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保证金存款时间要求
escrow 与房地产/商业机会销售、租赁、出租、期权、收款或预付费用相关的所有收到的资金通常必须在下一个银行营业日存入,但保留的支票除外。现金的存款时间要求更为严格。
重点规则
- ✓资金必须在收到后的下一个银行营业日之前存入公司的信托账户
- ✓现金必须在下一个银行营业日之前存入
- ✓当协议规定支票应在指定期限内保留或直到特定事件发生时,诚意金支票存在例外
- ✓根据RCW 1.16.050,星期六、星期日和法定假日不属于银行营业日
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个人客户分类账表
escrow 必须为每个客户维护单独的分类账表,显示所有收款和支出,包括具体的贷项和借项分录详情。「开户」分类账追踪用于开立或维持账户的公司资金。
重点规则
- ✓必须为每个收到信托资金的客户建立个人客户分类账表
- ✓对于用于开立账户或防止账户被关闭的资金,需要「开户」分类账
- ✓贷项分录必须显示存款日期、金额和所涵盖的项目(例如定金、首付款、租金、押金、利息、预付费用)
- ✓借项分录必须显示支票日期、支票号码、金额、收款人和所涵盖的项目
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信托账户余额与对账
escrow 已对账的信托账户余额必须始终等于客户总负债加上开户账户分类账。指定经纪人必须进行月度对账,以保持所有记录一致。
重点规则
- ✓已对账的信托账户余额必须始终等于客户应收信托负债加上「开户账户」分类账资金
- ✓指定经纪人必须编制客户分类账的月度试算余额表,将其与银行对账单和支票簿/银行管制账户相对账
- ✓支票簿余额、银行对账和客户分类账(包括「开户账户」)必须始终保持一致
- ✓试算余额表列出所有客户分类账,显示所有者名称/管制编号、最后入账日期和分类账余额
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信托基金支付程序
escrow 所有支付必须通过信托账户的支票或电子转账进行,并须完整记录。电汇适用特殊保障措施。
重点规则
- ✓所有支付必须通过信托账户的支票或电子转账进行,并与特定交易或协议相关联
- ✓支票号码、金额、日期、收款人、涵盖项目及应计客户账户必须显示,并与所开具支票完全一致;任何支票号码不得重复使用
- ✓在验证存款前,不得进行任何基于电汇收据的支付
- ✓电汇支付必须提供后续纸质借方凭证,且标识受款实体和账号的已签署业主指示必须保留在交易文件中
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禁止的信托账户存款
escrow 只有客户交易资金才能存入信托账户。经纪人/公司资金和无关资金通常被禁止,但可以存入最少金额以维持账户开放,这是一个狭窄的例外。
重点规则
- ✓禁止存入属于指定经纪人或公司的资金,除非是为了开立或维持账户开放所需的最少金额
- ✓禁止存入与客户的房地产/商业机会交易或租赁、合同或抵押贷款催收账户无关的资金
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禁止的信托账户支出
escrow 支出必须严格与客户交易相关,且不得超过为该交易持有的资金。许可证持有人的佣金和公司费用必须从常规营业账户支付。
重点规则
- ✓不得支出与特定交易或收款账户无关的项目
- ✓不得支出超过信托账户中为该交易实际持有金额的款项
- ✓支付给公司许可证持有人的佣金和公司营业费用必须从常规营业账户支付,不得从信托账户支付
- ✓银行费用必须计入营业账户或从公司营业账户单独支付(WAC 308-124E-110(1)(a)和(d)中规定的情况除外)
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核准金融机构要求
escrow 信托基金必须存放在经保险且能在华盛顿州接受送达的金融机构中。这通过联邦保险保护客户资金,并确保州内的问责制。
重点规则
- ✓基金必须存放在银行、储蓄协会或信用合作社中
- ✓该机构必须由FDIC或NCUA股份保险基金(或其后继联邦保险人)承保
- ✓该金融机构必须能够在华盛顿州接受送达
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信托账户命名和记录系统
escrow 银行账户必须正确指定为信托账户,经纪人必须维持经批准的记录保管系统,提供完整的审计跟踪。替代系统需要事先的书面批准。
重点规则
- ✓银行账户必须按照持证经营的公司名称或假名指定为信托账户
- ✓指定经纪人必须维持由房地产项目批准的记录系统,提供所有收到和支付资金的审计跟踪
- ✓所有资金必须识别到每个个人客户的账户
- ✓替代记录系统必须事先由房地产项目书面批准
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信托资金利息处理
escrow 记入客户账户的利息必须记录为负债。根据书面协议分配给公司的利息不能留在信托账户中,必须记入公司的普通账户。
重点规则
- ✓记入客户账户的利息必须在客户分类账上记录为负债
- ✓根据书面协议分配或记入公司的利息不得保留在信托账户中
- ✓指定经纪人必须与金融机构协商,将公司利息记入公司的普通账户
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收据和存款识别
escrow 所有收到的资金必须在收到时进行记录,所有存款必须可追溯到其来源和相应的交易,形成审计线索的一部分。
重点规则
- ✓所有收到的支票、资金或款项必须按照收到日期、金额、来源和目的在现金收据日记账或保留的重复收据上进行识别,作为永久记录
- ✓所有信托账户的存款必须按照资金来源和其适用的交易进行识别
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作废支票和分摊佣金
escrow 作废支票必须妥善保存以维护记录完整性,应付给其他公司的佣金可以从信托账户中迅速支付,作为收到的总佣金的减少。
重点规则
- ✓在信托账户上开具的作废支票必须永久性损毁并保存
- ✓应付给其他公司的佣金可以从信托账户中支付,必须在收到资金后迅速支付
- ✓与其他公司分摊的佣金被视为所收总佣金的减少
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计算机化会计系统的要求
escrow 信托账户规则同样适用于手动和计算机化系统,对备份、可检索记录和会计记录变更的原始文件有具体要求。
重点规则
- ✓系统必须能够备份所有数据文件
- ✓账簿/日志、银行对账单和月度试算表必须被保留,并在部门要求时可立即检索或打印
- ✓必须维护一份标注日期的原始文件或索引文件,以支持对现有会计记录的任何更改