📌
نگهداری صندوق اعتماد و استفاده ممنوع
escrow دلال املاک و مستغلات که وجوهی را از هر مالک یا طرفی برای معاملات ملکی/فرصت تجاری، توافقنامه مدیریت ملک، توافقنامه جمعآوری قرارداد/رهنگی، یا کمیسیونهای پیشرفت دریافت میکند، باید این وجوه را برای منظور قرارداد یا معامله در صندوق اعتماد نگه دارد. دلال نمیتواند از این وجوه برای منفعت دلال، دلال مدیریتکننده، شرکت، یا هر فرد دیگری که از منافع برخوردار نیست، استفاده کند.
قوانین کلیدی
- ✓وجوهی که دریافت میشود باید برای اهداف قرارداد یا معامله خدمات دلالی در صندوق اعتماد نگاهداری شود
- ✓صندوق اعتماد نمیتواند برای منفعت دلال، دلال مدیریتکننده، شرکت، یا هر شخص غیرمجاز مورد استفاده قرار گیرد
- ✓دلالان منتخب مسئول اطمینان از حفاظت داراییهای مشتری توسط نمایندگان مجاز وابسته هستند
📌
مسئولیت دلال منصوب برای مدیریت اعتماد
escrow دلال منصوب مسئولیت نهایی برای مدیریت صندوقهای اعتماد و حسابها دارد، که شامل تمام کارکردهای حسابداری اصلی از دریافت تا تطابق است.
قوانین کلیدی
- ✓دلال منصوب مسئول سپردن، نگهداری، پرداخت، دریافت، ثبت و ضبط وجوه است
- ✓دلال منصوب مسئول پاسخگویی به اصحابرجوع و تطابق/تشکیل حساب اعتماد است
- ✓دلال منصوب باید اصحابرجوع و دارندگان مجوز همکار را از واقعیتهای جوهری مطلع کند
📌
الزامات زمان سپردهگذاری
escrow تمام وجوهات دریافتی مربوط به فروش، اجاره، استیجار، گزینه، وصول یا کمیسیون پیشرفتی ملکام تجارتی باید عموماً تا روز بانکی بعدی سپردهگذاری شود، با استثنائات خاص برای چکهای معلق. نقد دارای الزامات زمانی سختگیرانهتری است.
قوانین کلیدی
- ✓وجوه باید در حساب اعتماد شرکت نه دیرتر از روز بانکی بعدی از دریافت سپردهگذاری شود
- ✓نقد باید نه دیرتر از روز بانکی بعدی سپردهگذاری شود
- ✓استثنایی برای چکهای سپردهگذاری وجود دارد هنگامی که قرارداد بیان کند که چک برای مدت معینی یا تا زمان وقوع رویداد خاصی معلق میماند
- ✓شنبه، یکشنبه و تعطیلات قانونی (مطابق RCW 1.16.050) روزهای بانکی محسوب نمیشوند
📌
برگ دفتر حساب جداگانه مشتری
escrow یک برگ دفتر حساب جداگانه برای هر مشتری که در آن تمامی دریافتها و پرداختها با جزئیات ورودیهای بدهکار و بستانکار خاص نشان داده شود، باید تحت نگهداری قرار گیرد. دفتر حساب «باز کردن حساب» برای ردیابی وجوه شرکت استفاده شده برای باز کردن یا نگهداری حساب است.
قوانین کلیدی
- ✓برای هر مشتری که وجوه به صورت امانتی دریافت شده است، باید یک برگ دفتر حساب جداگانه تدوین شود
- ✓برای وجوهی که برای باز کردن حساب یا جلوگیری از بستن آن استفاده میشوند، دفتر حساب «باز کردن حساب» ضروری است
- ✓ورودیهای بستانکار باید تاریخ سپرده، مبلغ و موارد پوشش داده شده (مثل سپرده جدی، پرداخت اولیه، اجاره، سپرده خسارت، سود، کارمزد پیشرفت) را نشان دهند
- ✓ورودیهای بدهکار باید تاریخ چک، شماره چک، مبلغ، گیرنده �� موارد پوشش داده شده را نشان دهند
📌
موازنه و تسویه حساب اعتماد
escrow موازنه حساب اعتماد تسویه شده همیشه باید برابر با کل بدهی مشتری به اضافه دفتر حساب باز باشد. دلال تعیین شده باید تسویه ماهانه را انجام دهد تا همه سوابق با یکدیگر مطابقت داشته باشند.
قوانین کلیدی
- ✓موازنه حساب اعتماد تسویه شده باید در تمام اوقات برابر با بدهی اعتماد معوق به مشتریان به اضافه صندوق دفتر 'حساب باز' باشد
- ✓دلال تعیین شده باید ترازنامه آزمایشی ماهانه دفتر مشتری را تهیه کند و آن را با صورت حساب بانکی و دفتر چک/حساب کنترل بانکی تسویه کند
- ✓موازنه دفتر چک، تسویه بانکی و دفاتر مشتری (شامل 'حساب باز') باید در تمام اوقات مطابقت داشته باشند
- ✓ترازنامه آزمایشی تمام دفاتر مشتری را فهرست میکند که نام مالک/شماره کنترل، تاریخ آخرین ورودی و موازنه دفتر را نشان میدهد
📌
رویههای پرداخت صندوق اعتماد
escrow تمام پرداختها باید از طریق چک یا انتقال الکترونیکی از حساب اعتماد انجام شود و بهطور کامل مستند شود. تدابیر حفاظتی خاصی برای انتقالهای سیم اعمال میشود.
قوانین کلیدی
- ✓تمام پرداختها باید از طریق چک یا انتقال الکترونیکی از حساب اعتماد انجام شود و به یک معامله یا توافق خاص شناسایی شود
- ✓شماره چک، مبلغ، تاریخ، دریافتکننده، موارد پوشششده و دفتر کل مشتری بدهکار شده باید نشان داده شود و کاملاً با چک نوشتهشده منطبق باشد؛ هیچ شماره چک نمیتواند تکرار شود
- ✓هیچ پرداختی بر اساس رسیدهای انتقال سیم نمیتواند انجام شود مگر اینکه سپرده تأیید شود
- ✓یک یادداشت بدهکار کاغذی دنبالکننده برای پرداختهای سیمی باید ارائه شود، و دستورا��عملهای مالک امضاءشدهای که نام نهاد دریافتکننده و شماره حساب را مشخص کند باید در فایل معامله نگهداری شود
📌
سپردهای ممنوع حساب تراست
escrow تنها وجوه مراجع معامله باید در حساب تراست باقی بمانند. وجوه کارگزار/شرکت و وجوه نامرتبط عموماً ممنوع است، با یک استثنای محدود برای مبالغ کمینه برای حفظ حساب باز.
قوانین کلیدی
- ✓هیچ سپردهای وجوهی متعلق به کارگزار یا شرکت تعیین شده، به استثنای مبلغ کمینه برای باز کردن یا جلوگیری از بسته شدن حساب.
- ✓هیچ سپردهای وجوهی که مربوط به معاملات املاک و مستغلات/فرصت تجاری، اجاره، قرارداد یا حساب جمعآوری وام مسکن مراجع نباشند.
📌
تحویلهای محظور حساب اعتماد
escrow تحویلها باید کاملاً مربوط به معاملات مشتری باشند و نمیتوانند از صندوق نگهداری شده برای آن معامله تجاوز کنند. کمیسیونهای مربوط به افراد دارای مجوز و هزینههای فرمی باید از حساب تجاری منظم پرداخت شوند.
قوانین کلیدی
- ✓عدم تحویل برای اقلامی که مربوط به معامله یا حساب جمعآوری خاصی نیستند
- ✓عدم تحویل بیش از میزان واقعی وجود در حساب اعتماد برای آن معامله
- ✓کمیسیونهای افراد دارای مجوز فرمی و هزینههای تجاری فرمی باید از حساب تجاری منظم پرداخت شوند، نه از حساب اعتماد
- ✓هزینههای بانکی باید به حساب تجاری منظور شوند یا از حساب تجاری فرمی بهطور جداگانه پرداخت شوند (بهجز آنچه در WAC 308-124E-110(1)(a) و (d) مشخص شده است)
📌
الزامات موسسه مالي تایید شده
escrow صندوق های اعتماد باید در یک موسسه مالی بیمه شده که قادر به پذیرش خدمات در واشنگتن است، سپرده گذاری شوند. این امر از طریق بیمه فدرالی از صندوق های کلاینت محافظت می کند و پاسخگویی را در درون ایالت تضمین می کند.
قوانین کلیدی
- ✓صندوق ها باید در بانک، انجمن پس انداز یا اتحادیه اعتباری سپرده گذاری شوند
- ✓موسسه باید توسط صندوق بیمه سهام FDIC یا NCUA (یا بیمه گر فدرالی جانشین) بیمه شده باشد
- ✓موسسه مالی باید قادر به پذیرش خدمات در ایالت واشنگتن باشد
📌
سیستم نامگذاری و ثبت احکام حساب اعتماد
escrow حسابهای بانکی باید بهطور صحیح بهعنوان حسابهای اعتماد نامگذاری شوند و دلال باید یک سیستم ثبتاطلاعات تاییدشده را حفظ کند که سند کامل تمام وجوه دریافتی و پرداختشده را فراهم کند. سیستمهای جایگزین نیاز به تایید کتبی قبلی دارند.
قوانین کلیدی
- ✓حسابهای بانکی باید بهعنوان حسابهای اعتماد در نام شرکت یا نام فرضیای که دارای مجوز است نامگذاری شوند
- ✓دلال منصوب باید یک سیستم ثبتاطلاعات تاییدشده از سوی برنامه املاک و مستغلات را حفظ کند که سند کامل تمام وجوه دریافتی و پرداختشده را فراهم کند
- ✓تمام وجوه باید در حساب هر یک از کلاینتهای فردی شناسایی شوند
- ✓سیستمهای ثبتاطلاعات جایگزین باید قبلتر بهصورت کتبی توسط برنامه املاک و مستغلات تایید شوند
📌
مدیریت بهره بر روی صندوقهای اعتماد
escrow بهرهای که به حساب مشتری اعتباری میشود باید به عنوان یک بدهی ثبت شود. بهرهای که توسط توافق کتبی به شرکت اختصاص مییابد، نمیتواند در حساب اعتماد باقی بماند و باید به حساب عمومی شرکت اعتباری شود.
قوانین کلیدی
- ✓بهرهای که به حساب مشتری اعتباری میشود باید در دفتر معاملات مشتری به عنوان یک بدهی ثبت شود
- ✓بهرهای که توسط توافق کتبی به شرکت اختصاص یا اعتباری میشود، نمیتواند در حساب اعتماد نگهداری شود
- ✓دلال منتخب باید با نهاد مالی ترتیب دهد تا بهره شرکت به حساب عمومی شرکت اعتباری شود
📌
شناسایی رسید و سپرده
escrow تمام وجوهی که دریافت میشوند باید در زمان دریافت مستند شوند و تمام سپردهها باید قابل ردیابی به منبع و معاملهٔ مربوطه باشند که بخشی از مسیر حسابرسی را تشکیل میدهند.
قوانین کلیدی
- ✓تمام چکها، وجوه، یا پول دریافتی باید در دفتر رسیدهای نقدی یا رسید تکراری حفظشده بهعنوان ریکورد دائمی توسط تاریخ دریافت، مبلغ، منبع و هدف شناسایی شوند
- ✓تمام سپردههای در حساب امانت باید توسط منبع وجوه و معاملهٔ مربوطه شناسایی شوند
📌
چک های باطل شده و کمیسیون های مشترک
escrow چک های باطل شده باید برای حفاظت از یکپارچگی سوابق نگهداری شوند، و کمیسیون های واجب الپرداخت به یک شرکت دیگر را می توان از حساب اعتماد به سرعت به عنوان کاهشی در کمیسیون های ناخالص پرداخت کرد.
قوانین کلیدی
- ✓چک های باطل شده که بر روی حساب اعتماد نوشته شده اند باید به طور دائم تخریب و نگهداری شوند
- ✓کمیسیون های واجب الپرداخت به یک شرکت دیگر را می توان از حساب اعتماد پرداخت کرد و باید بلافاصله پس از دریافت وجه پرداخت شود
- ✓کمیسیون های اشتراک شده با شرکت دیگری به عنوان کاهشی در کمیسیون های ناخالص دریافتی در نظر گرفته می شود
📌
الزامات سیستم حسابداری کامپیوتری
escrow قوانین حساب اعتماد به طور یکسان برای سیستمهای دستی و کامپیوتری اعمال میشوند، با الزامات خاصی برای پشتیبانگیری، رکوردهای قابل بازیابی و اسناد منبع تغییرات.
قوانین کلیدی
- ✓سیستم باید توانایی پشتیبانگیری تمام فایلهای داده را فراهم کند
- ✓دفاتر/ژورنالها، تطابق بانکی و تراز آزمایشی ماهانه باید نگهداری شوند و برای بازیابی فوری یا چاپ بر درخواست بخش در دسترس باشند
- ✓یک فایل اسناد منبع دارای تاریخ یا فایل فهرس باید برای حمایت از هرگونه تغییر در رکوردهای حسابداری موجود نگهداری شود