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信託資金の保有および禁止された使用
escrow 不動産ブローカーが、不動産/事業機会取引、資産管理契約、契約/抵当権債権回収契約、または先払い手数料に関連して、いかなる主体または当事者から資金を受け取った場合、その資金を契約または取引の目的のために信託で保有しなければなりません。ブローカーは、これらの資金をブローカー、管理ブローカー、会社、または利益を受ける資格のない者の利益のために使用することはできません。
重要ルール
- ✓受け取った資金は、仲介サービス契約または取引の目的のために信託で保有されなければなりません
- ✓信託資金は、ブローカー、管理ブローカー、会社、または資格のない者の利益のために使用されてはなりません
- ✓指定ブローカーは、関連する免許保有者がクライアント資金を保護することを確保する責任があります
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指定ブローカーの信託管理責任
escrow 指定ブローカーは信託資金および口座の管理に対する最終的な責任を負い、受け取りから調整までのすべての主要な会計機能を包含します。
重要ルール
- ✓指定ブローカーは資金の預金、保有、支払い、領収書発行、転記、および記録に責任を負います
- ✓指定ブローカーは委託者への会計報告および信託口座の調整/設定に責任を負います
- ✓指定ブローカーは委託者および協力ライセンス保有者に重要な事実を通知しなければなりません
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預金入金時期の要件
escrow 不動産/事業機会の売却、賃貸、リース、オプション、回収または前払い手数料に関連するすべての資金は、一般的に翌営業日までに入金される必要があり、保有小切手については特定の例外があります。現金はより厳格なタイミング要件があります。
重要ルール
- ✓資金は受領翌営業日以内に会社のトラストアカウントに入金されなければなりません
- ✓現金は翌営業日以内に入金されなければなりません
- ✓契約書に小切手を指定された期間または特定の事象が発生するまで保有することが記載されている場合、誠実金小切手については例外が存在します
- ✓土曜日、日曜日および法定休日(RCW 1.16.050参照)は営業日とは見なされません
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個別クライアント元帳シート
escrow 信託で受け取った資金を保有する各クライアントに対して、すべての収入と支出を具体的な借方および貸方の記入詳細とともに示した個別の元帳シートを維持する必要があります。「開設アカウント」元帳は、アカウントを開設または維持するために使用された会社資金を追跡します。
重要ルール
- ✓信託で受け取った資金を保有する各クライアントに対して、個別クライアント元帳シートを作成する必要があります
- ✓アカウントを開設するか、閉鎖されないようにするために使用された資金に対して、「開設アカウント」元帳が必要です
- ✓貸方エントリは、入金日、金額、および対象項目(例えば、約定手付金、頭金、賃貸料、敷金、利息、前払い手数料)を記載する必要があります
- ✓借方エントリは、小切手の日付、小切手番号、金額、受取人、および対象項目を記載する必要があります
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信託口座残高と調整
escrow 調整された信託口座残高は、常にクライアント負債の合計と未決済口座台帳と同じである必要があります。指定ブローカーは、すべての記録を一致させるために毎月調整を実施する必要があります。
重要ルール
- ✓調整された信託口座残高は、常にクライアントに対する未決済信託負債と〈未決済口座〉台帳資金の合計と同じである必要があります。
- ✓指定ブローカーは、クライアント台帳の月次試算表を作成し、銀行残高証明書および小切手レジスタ/銀行管理口座と調整する必要があります。
- ✓小切手帳残高、銀行調整、およびクライアント台帳(〈未決済口座〉を含む)は、常に一致している必要があります。
- ✓試算表は、所有者名/管理番号、最後の入力日付、および台帳残高を示すすべてのクライアント台帳を一覧表示します。
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信託資金支払い手続き
escrow すべての支払いは信託口座から振り出された小切手または電子送金で行われ、完全に文書化されなければなりません。電信送金には特別な保護措置が適用されます。
重要ルール
- ✓すべての支払いは信託口座から振り出された小切手または電子送金で行われ、特定の取引または契約に識別されなければなりません
- ✓小切手番号、金額、日付、受取人、対象項目、および借方となるクライアント元帳が記載され、作成された小切手と正確に一致する必要があり、小切手番号の重複は許可されません
- ✓電信送金受取書に基づく支払いは、入金が確認されるまで発生してはなりません
- ✓電信送金での支払いに対しては、フォローアップのハードコピー借方メモを提供する必要があり、受取機関と口座番号を明記した署名済みの所有者指示書は取引ファイルに保管されなければなりません
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禁止される信託口座への入金
escrow 信託口座には、クライアントの取引資金のみが入金されるべきです。ブローカー/会社の資金および関連性のない資金は一般的に禁止されていますが、口座を維持するための最小限の金額については狭い例外があります。
重要ルール
- ✓口座を開設または維持するための最小限の金額を除き、指定されたブローカーまたは会社に属する資金の入金は禁止
- ✓クライアントの不動産/事業機会取引またはレンタル、契約、または抵当権回収口座に関連しない資金の入金は禁止
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禁止された信託口座からの支出
escrow 支出は顧客取引に厳密に関連していなければならず、その取引のために保有している資金を超えることはできません。ライセンス取得者への手数料と会社費用は、通常の事業口座から支払う必要があります。
重要ルール
- ✓特定の取引または回収口座に関連しない項目への支出禁止
- ✓その取引のために信託口座に保有している実際の金額を超える支出禁止
- ✓会社にライセンスされた者への手数料および会社の事業費用は、信託口座ではなく通常の事業口座から支払う必要がある
- ✓銀行手数料は事業口座に請求されるか、会社の事業口座から別途支払われなければならない(WAC 308-124E-110(1)(a)および(d)に規定された場合を除く)
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承認された金融機関の要件
escrow 信託資金は、ワシントン州で訴訟に関連するサービスを受けることができる、保険に加入した金融機関に預金する必要があります。これは連邦保険を通じてクライアント資金を保護し、州内での説明責任を確保します。
重要ルール
- ✓資金は銀行、貯蓄金融機関、または信用組合に預金する必要があります
- ✓金融機関はFDICまたはNCUA預金保険基金(またはそれに続く連邦保険会社)の保険に加入する必要があります
- ✓金融機関はワシントン州で訴訟に関連するサービスを受けることができる必要があります
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信託口座の命名と記録管理システム
escrow 銀行口座は信託口座として適切に指定される必要があり、ブローカーは監査証跡全体を提供する承認された記録管理システムを維持しなければなりません。代替システムは事前の書面承認が必要です。
重要ルール
- ✓銀行口座は、ライセンスされた会社名または使用名で信託口座として指定されなければならない
- ✓指定されたブローカーは、不動産プログラムが承認した記録システムを維持し、受領および支出されたすべての資金の監査証跡を提供しなければならない
- ✓すべての資金は各個別クライアントの口座に識別されなければならない
- ✓代替記録システムは、不動産プログラムから事前に書面による承認を受けなければならない
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信託資金の利息処理
escrow クライアント口座に計上された利息は負債として記録する必要があります。書面合意によって会社に割り当てられた利息は信託口座に保持することはできず、会社の一般口座に計上する必要があります。
重要ルール
- ✓クライアント口座に計上された利息は、クライアント元帳に負債として記録する必要があります
- ✓書面合意によって会社に割り当てられた利息は、信託口座で保持することはできません
- ✓指定ブローカーは、会社の利息が会社の一般口座に計上されるよう金融機関と協議する必要があります
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領収書および預金の識別
escrow 受け取ったすべての資金は受け取り時に文書化される必要があり、すべての預金はその出所と該当する取引に追跡可能である必要があり、監査証跡の一部を形成します。
重要ルール
- ✓受け取ったすべての小切手、資金または金銭は、現金領収書仕訳帳または永久記録として保持される複写領収書に、受け取り日付、金額、出所および目的によって識別される必要があります
- ✓信託口座へのすべての預金は、資金の出所およびそれが適用される取引によって識別される必要があります
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無効小切手と共有手数料
escrow 無効小切手は記録の完全性のために保管しなければならず、別の法人に支払うべき手数料は信託口座から総手数料の減少として速やかに支払うことができます。
重要ルール
- ✓信託口座から振出された無効小切手は永久的に無効化され、保管しなければならない
- ✓別の法人に支払うべき手数料は信託口座から支払うことができ、資金受取後に速やかに支払わなければならない
- ✓別の法人と共有される手数料は受け取った総手数料の減少として処理される
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コンピュータ化された会計システムの要件
escrow 信託口座規則は手動システムとコンピュータ化されたシステムに同等に適用され、バックアップ、検索可能な記録、および変更の原本文書に関する特定の要件があります。
重要ルール
- ✓システムはすべてのデータファイルをバックアップする機能を提供する必要があります
- ✓総勘定元帳/仕訳帳、銀行調整、および月次試算表は維持され、部門の要求に応じて即座に検索または印刷できなければなりません
- ✓既存の会計記録への変更を支持するために、日付付きの原本文書ファイルまたはインデックスファイルを維持する必要があります