RCW 18.85.011 Definitions +13Washington · immobilier · Français

La loi distingue trois catégories de titulaires de licence. Un « courtier » est une personne physique agissant au nom d'une entreprise immobilière pour fournir des services de courtage sous la supervision d'un courtier désigné ou d'un courtier gestionnaire. Un « courtier gestionnaire » fournit des services de courtage sous la supervision du courtier désigné et peut superviser d'autres courtiers ou courtiers gestionnaires. Un « courtier désigné » est propriétaire d'une entreprise individuelle OU une personne ayant une participation majoritaire désignée par une entité commerciale pour agir au nom de l'entreprise, détenant une licence de courtier gestionnaire avec un « agrément de courtier désigné ».

• ✓Un courtier travaille toujours sous la supervision d'un courtier désigné ou d'un courtier gestionnaire
• ✓Un courtier désigné doit détenir une licence de courtier gestionnaire et recevoir un « agrément de courtier désigné »
• ✓Un courtier gestionnaire peut superviser d'autres courtiers et courtiers gestionnaires titulaires d'une licence auprès de l'entreprise

Les services de courtage incluent l'inscription, la vente, l'achat, l'échange, l'option, la location ou la mise en location de biens immobiliers; la négociation de telles transactions; la gestion des maisons manufacturées/mobiles en conjonction avec des terres; la publicité selon laquelle on exerce le courtage; le conseil aux acheteurs/vendeurs/propriétaires/locataires; l'émission d'une estimation de prix du courtier; la collecte/la détention/le versement des fonds de transaction; et la prestation de services de gestion immobilière. Les services doivent être fournis contre rémunération ou en attente de rémunération, ou par un titulaire de licence en son propre nom.

• ✓Toute négociation d'achat, de vente, de location ou de mise en location de biens immobiliers constitue un service de courtage
• ✓Une estimation de prix du courtier n'est pas une évaluation sauf si elle est conforme au chapitre 18.140 RCW
• ✓La gestion immobilière comprend la commercialisation, la location, la mise en location, et l'entretien physique/administratif/financier

L'immobilier commercial désigne toute parcelle autre que l'immobilier contenant une à quatre unités résidentielles. Il exclut les lots ou unités résidentiels unifamiliaux (condos, maisons en rangée, maisons manufacturées, maisons de lotissement) vendus unité par unité, sauf si la propriété est vendue ou louée à des fins commerciales.

• ✓La propriété avec 1 à 4 unités résidentielles n'est pas de l'immobilier commercial
• ✓Les unités unifamiliales vendues unité par unité sont exclues sauf à des fins commerciales

L'« intérêt de contrôle » signifie la capacité à contrôler les décisions opérationnelles ou financières (ou les deux) d'une entreprise. Une « licence inactive » est une licence qui n'a pas expiré mais n'est pas affiliée à une entreprise; le titulaire ne peut pas exercer des services de courtage tant qu'il est inactif.

• ✓Intérêt de contrôle = capacité à contrôler les décisions opérationnelles et/ou financières
• ✓Une licence inactive n'a pas expiré mais n'est pas affiliée à une entreprise

Une relation de travailleur indépendant existe lorsque (a) aucun accord écrit n'établit que le courtier est un employé, et (b) la rémunération provient essentiellement des services de courtage immobilier fournis par l'entreprise. Ce statut ne dispense pas le courtier gestionnaire ou l'entreprise de ses obligations de supervision.

• ✓Exige l'absence d'accord écrit d'employé ET une rémunération liée aux services de courtage
• ✓Le statut de travailleur indépendant n'élimine pas les obligations de supervision de l'entreprise

La « publicité » est toute tentative par publication ou diffusion (orale, écrite ou autre) d'inciter une personne à utiliser les services d'une entreprise ou d'un courtier. « Clair et visible » signifie que la représentation est de telle couleur, contraste, taille ou audibilité, et présentée de manière à être facilement remarquée et comprise.

• ✓La publicité comprend les tentatives orales, écrites ou diffusées d'inciter l'utilisation des services
• ✓Clair et visible signifie facilement remarqué et compris

Un gestionnaire de succursale est une personne physique qui détient une licence de courtier gestionnaire et qui s'est vu déléguer l'autorité par le courtier désigné pour gérer un seul emplacement physique d'une succursale. Le département délivre un agrément spécifique pour les gestionnaires de succursale, ce qui distingue ce rôle des autres postes autorisés.

• ✓Un gestionnaire de succursale doit détenir une licence de courtier gestionnaire
• ✓L'autorité de gérer une succursale doit être déléguée par le courtier désigné
• ✓Un gestionnaire de succursale gère un seul emplacement physique d'une succursale
• ✓Le département délivre un agrément spécifiquement pour les gestionnaires de succursale

Les titulaires de licences affiliés sont des personnes physiques titulaires d'une licence de courtier ou de courtier gestionnaire, employées par une entreprise et autorisées à représenter cette entreprise dans l'exercice de tous les actes spécifiés dans le chapitre 18.85 RCW. Ce terme identifie les professionnels agréés qui opèrent sous le couvert d'une entreprise.

• ✓Les titulaires de licences affiliés doivent être des personnes physiques (non des entités)
• ✓Ils doivent être titulaires d'une licence de courtier ou de courtier gestionnaire
• ✓Ils doivent être employés par une entreprise
• ✓Ils sont autorisés à représenter l'entreprise dans les actes spécifiés au chapitre 18.85 RCW

Les contrats de services de courtage incluent, notamment, les contrats d'achat et de vente, les contrats de location ou de bail, les annonces immobilières, les options, les contrats de mandat et les contrats de gestion immobilière. Cette définition large couvre les documents principaux utilisés par les courtiers dans les transactions immobilières.

• ✓La liste n'est pas exhaustive (« notamment »)
• ✓Comprend les contrats d'achat et de vente, les annonces et les options
• ✓Comprend les contrats de location, de mandat et de gestion immobilière

Un bureau succursale signifie un bureau physique distinct de l'entreprise immobilière qui a une adresse postale différente de celle du bureau principal de l'entreprise et utilise le numéro UBI (identificateur commercial unifié) de l'entreprise immobilière. Les trois conditions doivent être remplies.

• ✓Doit être un bureau physique distinct de l'entreprise immobilière
• ✓Doit avoir une adresse postale différente de celle du bureau principal de l'entreprise
• ✓Doit utiliser le numéro UBI (identificateur commercial unifié) de l'entreprise immobilière

Les termes et expressions utilisés dans ce chapitre ont la même signification que celle prévue au chapitre 18.85 RCW, sauf si le chapitre en dispose clairement autrement ou si le contexte indique clairement une signification différente.

• ✓Les termes s'alignent par défaut sur les définitions du chapitre 18.85 RCW
• ✓Les exceptions s'appliquent uniquement lorsqu'elles sont clairement prévues ou clairement indiquées par le contexte

Les nouveaux demandeurs pour leur première licence de courtier en vertu du chapitre 18.85 RCW doivent se soumettre à une vérification des antécédents par empreintes digitales auprès du prestataire autorisé du département. Les demandeurs pour leur première licence de courtier gestionnaire utilisant des qualifications alternatives doivent également compléter une vérification des antécédents par empreintes digitales. Les demandes soumises sans la vérification par empreintes digitales requise sont considérées comme incomplètes.

• ✓Les nouveaux demandeurs courtiers pour la première fois doivent soumettre leurs empreintes digitales au prestataire autorisé du département
• ✓Les demandeurs courtiers gestionnaires pour la première fois utilisant des qualifications alternatives doivent soumettre leurs empreintes digitales
• ✓Une demande sans la vérification des antécédents par empreintes digitales requise est incomplète

Les vérifications de antécédents par empreintes digitales sont obligatoires pour chaque renouvellement actif tous les six ans. Si une vérification de antécédents a été effectuée au cours des six dernières années, aucune nouvelle vérification n'est requise pour activer une licence. Lorsque les empreintes digitales sont rejetées, le demandeur doit suivre les procédures de renvoi du fournisseur dans les 21 jours civils; l'absence d'action entraîne la suspension de la licence jusqu'à ce que les procédures soient respectées, et le demandeur est responsable des frais supplémentaires.

• ✓Les vérifications de antécédents par empreintes digitales sont obligatoires pour le renouvellement actif tous les six ans
• ✓Aucune nouvelle vérification de antécédents n'est nécessaire si une vérification a été effectuée au cours des six dernières années
• ✓Les empreintes digitales rejetées doivent être renvoyées dans les 21 jours civils, sinon la licence est suspendue

Les licences de courtier immobilier et de courtier gestionnaire individuelles doivent être disponibles à l'adresse indiquée sur la licence. Les licences de cabinet et de succursale ont une exigence plus stricte : elles doivent être affichées physiquement dans un endroit visible au public. Les candidats doivent distinguer entre « disponible » (licences individuelles) et « affiché visible au public » (licences de cabinet/succursale).

• ✓Les licences de courtier immobilier et de courtier gestionnaire doivent être disponibles à l'adresse figurant sur la licence individuelle
• ✓Toutes les licences de cabinet et de succursale doivent être affichées dans une zone visible au public

Le courtier désigné doit tenir des registres spécifiques des comptes d'affidéicommis au nom de l'entreprise. Ces registres documentent tout l'argent transitant par les comptes d'affidéicommis de l'entreprise et doivent être conservés pour permettre la vérification du traitement approprié des fonds des clients.

• ✓Doit tenir un carnet de reçus en double ou un journal des reçus en espèces enregistrant tous les reçus
• ✓Doit utiliser des chèques numérotés séquentiellement et non dupliqués avec un registre des chèques, un journal des débours en espèces ou des souches de chèques
• ✓Doit conserver les justificatifs de dépôt bancaire en double validés ou un dépôt bancaire quotidien vérifié
• ✓Doit tenir un grand livre comptable du client résumant tous les montants reçus et débursés pour chaque transaction ou compte de gestion immobilière
• ✓Doit maintenir des feuilles de grand livre séparées pour chaque locataire (y compris le dépôt de garantie), preneur, acheteur ou emprunteur
• ✓Doit conserver les relevés bancaires rapprochés et les chèques annulés pour tous les comptes bancaires d'affidéicommis

Au-delà des dossiers de compte de fiducie, le courtier désigné doit tenir à jour la documentation transactionnelle de l'agence, notamment les journaux, les copies de contrats et les dossiers de transaction. Tous les dossiers obligatoires doivent être conservés à un seul emplacement agréé.

• ✓Doit tenir un journal exact et à jour de tous les accords ou contrats pour les services de courtage soumis par les titulaires de permis affiliés
• ✓Une copie lisible de la transaction ou des contrats pour les services de courtage doit être conservée dans les dossiers de chaque agence participante
• ✓Doit tenir à jour un dossier de transaction contenant tous les accords, reçus, contrats, documents, baux, relevés de clôture, avis d'évaluation du courtier, accords de recommandation et correspondance matérielle
• ✓Tous les dossiers obligatoires doivent être conservés à un seul emplacement où l'agence est agréée (bureau principal ou toute succursale)

Tous les chèques reçus dans le cadre de transactions immobilières ou d'opportunités commerciales doivent être établis au nom de l'agence immobilière telle qu'elle est autorisée. Cela comprend les dépôts de garantie, les dépôts de garantie ou de dommages, le loyer, les paiements de bail, et les paiements de contrat ou d'hypothèque sur les biens appartenant aux clients. Une exception existe uniquement lorsque les parties conviennent mutuellement par écrit que le dépôt soit versé au vendeur ou à un agent séquestre désigné dans l'accord.

• ✓Les chèques pour dépôts de garantie, dépôts, loyer, bail, contrat ou paiements hypothécaires doivent être payables à l'agence immobilière telle qu'autorisée
• ✓Une exception nécessite un accord écrit mutuel des parties pour payer le vendeur ou un agent séquestre désigné
• ✓L'agence immobilière doit conserver une copie de tout accord écrit autorisant un bénéficiaire alternatif

Tous les courtiers et courtiers gestionnaires doivent remettre physiquement tous les fonds, sommes d'argent, instruments négociables ou objets de valeur reçus au courtier gestionnaire approprié, au gestionnaire de succursale ou à leur courtier désigné dans un délai spécifié. Cela garantit que les fonds des clients sont rapidement transférés vers une gestion fiduciaire appropriée et protège contre les détournements.

• ✓Les fonds/instruments négociables doivent être remis dans les deux jours ouvrables suivant la signature du client/consommateur
• ✓Les jours ouvrables excluent le samedi, le dimanche et les jours fériés légaux tels que définis dans le RCW 1.16.050
• ✓La remise doit intervenir avant deux jours ouvrables si le contrat du client/consommateur exige une remise plus rapide
• ✓La remise est effectuée au courtier gestionnaire approprié, au gestionnaire de succursale ou au courtier désigné

Tout fournisseur d'éducation ou développeur de cours peut soumettre un cours au département pour approbation. L'approbation doit être obtenue avant que le cours ne soit offert pour crédits d'heures d'horloge. Les fournisseurs soumettent une demande d'approbation complétée en utilisant la méthode du département, et le directeur ou son représentant approuve, désapprouve ou approuve conditionnellement selon les critères de la commission.

• ✓L'approbation du cours par le département est requise avant la date à laquelle le cours est offert pour crédits d'heures d'horloge
• ✓Le fournisseur de cours doit soumettre une demande d'approbation de cours complétée en utilisant la méthode définie par le département
• ✓Le demandeur est notifié par écrit de l'approbation, de la désapprobation ou de l'approbation conditionnelle ; l'avis de désapprobation doit inclure les raisons

Une fois qu'un cours est approuvé, l'approbation est valide pendant quatre ans à partir de la date d'entrée en vigueur. Le cours principal est une exception, expirant après seulement deux ans.

• ✓L'approbation du cours expire quatre ans après la date d'entrée en vigueur de l'approbation
• ✓L'approbation du cours principal expire après deux ans

Le directeur réglemente la pratique du courtage immobilier pour la protection des consommateurs car les transactions immobilières sont souvent les plus importantes transactions financières de la vie d'un consommateur. Une licence immobilière est un privilège accordé par l'État, non un droit, conditionné par le respect des exigences et la coopération aux audits/enquêtes.

• ✓Une licence immobilière est un privilège accordé par l'État à ceux qui satisfont aux exigences de permis et se conforment à toutes les lois
• ✓Les titulaires de licences doivent coopérer aux audits/enquêtes de leurs activités de courtage
• ✓Le directeur utilise deux méthodes d'exécution principales : les audits et les enquêtes

Lors de la rédaction de documents de transaction de courtage immobilier pour les consommateurs, les titulaires de licence sont tenus de respecter la norme de pratique d'un avocat. Il s'agit d'une norme professionnelle élevée qui reflète l'importance des documents en question.

• ✓La norme de pratique pour les titulaires de licence immobilière est celle d'un avocat lors de la rédaction de documents de transaction
• ✓Cette norme s'applique spécifiquement à la rédaction de documents de transaction de courtage immobilier pour les consommateurs

Lorsqu'une entreprise immobilière change de siège social, le courtier désigné de l'entreprise est responsable de notifier le programme immobilier. Cela doit être fait dans les dix jours en soumettant une demande de changement d'adresse dûment remplie, en retournant toutes les licences, en soumettant les demandes de transfert dûment remplies et en payant les frais appropriés.

• ✓Le courtier désigné doit soumettre le changement dans les dix jours
• ✓Une demande de changement d'adresse dûment remplie doit être déposée auprès du programme immobilier
• ✓Toutes les licences doivent être retournées avec les demandes de transfert dûment remplies
• ✓Les frais appropriés doivent accompagner la demande

Les dossiers immobiliers requis doivent être exacts, affichés et tenus à jour. Les dossiers doivent être conservés à une adresse de bureau autorisée, avec des règles spécifiques pour stocker les anciennes transactions closes dans une installation centralisée.

• ✓Tous les dossiers immobiliers requis doivent être exacts, affichés et tenus à jour
• ✓Les dossiers doivent être conservés à une adresse où l'entreprise est autorisée à maintenir un bureau immobilier
• ✓Les transactions closes depuis au moins un an peuvent être conservées dans une seule installation centralisée située à Washington
• ✓Les dossiers doivent être conservés et disponibles pour inspection par le directeur pendant un minimum de trois ans
• ✓Une liste de toutes les transactions stockées à distance doit être conservée au bureau autorisé de l'entreprise

Les dossiers peuvent être stockés électroniquement ou sur des appareils à distance à condition que la récupération soit immédiate. L'agence doit être en mesure de consulter et d'imprimer tous les documents à son bureau agréé et maintenir l'équipement en bon état de fonctionnement.

• ✓Les dossiers peuvent être stockés électroniquement ou sur des appareils à distance à condition que la récupération de tous les documents soit immédiate
• ✓La récupération doit être possible au bureau agréé de l'agence, permettant la consultation et l'impression de tous les documents
• ✓Le stockage des documents doit être indexé pour permettre la récupération immédiate de tous les documents
• ✓Le courtier désigné doit maintenir l'équipement au siège de l'agence en bon état de fonctionnement pour la consultation et l'impression sur demande

L'agent immobilier agréé est responsable de la négociation de l'accord entre le vendeur et l'acheteur. À la fermeture, l'agent doit fournir un état de fermeture complet et détaillé à chaque acheteur (selon ce qui s'applique à l'acheteur) et à chaque vendeur (selon ce qui s'applique au vendeur). Le cabinet doit conserver des copies de tous les états de fermeture, même lorsque les fonds ne sont pas gérés par un agent et que la fermeture se déroule ailleurs.

• ✓Un état de fermeture complet et détaillé doit être fourni à chaque acheteur et à chaque vendeur au moment de la fermeture de la transaction
• ✓Le cabinet doit conserver des copies de tous les états de fermeture des acheteurs et des vendeurs, même si la fermeture est effectuée ailleurs
• ✓L'obligation s'applique aux transactions immobilières et aux transactions portant sur des opportunités commerciales pour lesquelles l'agent fournit des services de courtage

Les relevés de clôture pour toutes les transactions immobilières ou de possibilité commerciale auxquelles une entreprise participe doivent afficher des informations détaillées sur la transaction, y compris la date de clôture, le prix d'achat total, et une ventilation de tous les ajustements, sommes d'argent ou biens de valeur avec une attribution appropriée au débit/crédit.

• ✓Les relevés de clôture doivent afficher la date de clôture et le prix d'achat total de la propriété
• ✓Tous les ajustements, sommes d'argent ou biens de valeur doivent être ventilés en indiquant à qui chacun est crédité et/ou débité
• ✓Les dates des ajustements et les noms des bénéficiaires, créateurs et cessionnaires de tous les billets payés, créés ou repris doivent être indiqués

Le produit net de la vente pour toutes les transactions immobilières conclues par un titulaire de licence doit être versé directement au vendeur, sauf si une convention écrite en dispose autrement.

• ✓Le produit net de la vente doit être versé directement au vendeur
• ✓Une exception existe uniquement lorsqu'une convention écrite en dispose autrement

Lorsqu'une vente immobilière implique plus d'un mandataire et que l'acheteur dépose des fonds avant la fermeture, l'entreprise qui reçoit les fonds en premier en conserve la garde et demeure responsable de ceux-ci jusqu'à leur distribution.

• ✓L'entreprise qui reçoit les fonds en premier en conserve la garde et demeure responsable
• ✓Les fonds doivent être distribués ou livrés conformément aux instructions écrites signées par toutes les parties à la transaction

Tous les courtiers doivent tenir la partie à laquelle ils ont fourni des services de courtage informée de l'état du dépôt d'arrhes et doivent conserver et fournir des copies des reçus aux mandants et aux sociétés participantes.

• ✓Les courtiers doivent tenir leur client informé de l'état du dépôt d'arrhes
• ✓Les courtiers doivent conserver et fournir des copies des reçus aux mandants et aux sociétés participantes

Un courtier immobilier qui reçoit des fonds de la part d'un mandant ou d'une partie à une transaction immobilière ou commerciale, un accord de gestion de propriété, un accord de recouvrement de contrat ou d'hypothèque, ou des honoraires d'avance doit détenir ces fonds en fiducie aux fins du contrat ou de la transaction. Le courtier ne peut pas utiliser ces fonds pour le bénéfice du courtier, du courtier responsable, de l'entreprise ou de toute personne non habilitée à en bénéficier.

• ✓Les fonds reçus doivent être détenus en fiducie aux fins du contrat de service de courtage ou de la transaction
• ✓Les fonds en fiducie ne peuvent pas être utilisés pour le bénéfice du courtier, du courtier responsable, de l'entreprise ou de toute personne non habilitée
• ✓Les courtiers désignés sont responsables de s'assurer que les titulaires de licence affiliés protègent les fonds des clients

Le courtier désigné porte la responsabilité ultime de l'administration des fonds et comptes en fiducie, englobant toutes les fonctions comptables clés de la réception à la réconciliation.

• ✓Le courtier désigné est responsable du dépôt, de la détention, du débours, de la réception, de l'enregistrement et de la tenue des comptes des fonds
• ✓Le courtier désigné est responsable de rendre des comptes aux mandants et de réconcilier/établir le compte en fiducie
• ✓Le courtier désigné doit notifier les mandants et les agents immobiliers coopérants des faits importants

Tous les fonds reçus relatifs aux ventes, locations, baux, options, recouvrements ou honoraires d'avance immobiliers ou commerciaux doivent généralement être déposés avant le prochain jour bancaire, à l'exception de certains chèques conservés. Les espèces sont soumises à des délais plus stricts.

• ✓Les fonds doivent être déposés dans le compte de fiducie de l'entreprise au plus tard le prochain jour bancaire suivant la réception
• ✓Les espèces doivent être déposées au plus tard le prochain jour bancaire
• ✓Une exception existe pour les chèques de dépôt de garantie lorsque l'accord stipule que le chèque doit être conservé pendant une période spécifiée ou jusqu'à la survenance d'un événement particulier
• ✓Le samedi, le dimanche et les jours fériés légaux (selon RCW 1.16.050) ne sont pas considérés comme des jours bancaires

Une fiche de grand livre distincte doit être tenue pour chaque client, affichant tous les reçus et décaissements avec les détails spécifiques des écritures de crédit et de débit. Un grand livre d'« ouverture de compte » suit les fonds de l'entreprise utilisés pour ouvrir ou maintenir le compte.

• ✓Une fiche de grand livre pour client individuel doit être établie pour chaque client pour lequel des fonds sont reçus en fiducie
• ✓Un grand livre d'« ouverture de compte » est requis pour les fonds utilisés pour ouvrir le compte ou l'empêcher d'être fermé
• ✓Les écritures de crédit doivent afficher la date du dépôt, le montant et l'article couvert (par exemple, arrhes, acompte, loyer, dépôt de garantie, intérêts, frais d'avance)
• ✓Les écritures de débit doivent afficher la date du chèque, le numéro du chèque, le montant, le bénéficiaire et l'article couvert

Le solde du compte de fiducie rapproché doit toujours être égal au passif total du client plus le grand livre des comptes ouverts. Le courtier désigné doit effectuer des rapprochements mensuels pour maintenir tous les dossiers en accord.

• ✓Le solde du compte de fiducie rapproché doit être égal à tout moment au passif de fiducie impayé envers les clients plus les fonds du grand livre « comptes ouverts »
• ✓Le courtier désigné doit préparer un relevé d'essai mensuel du grand livre du client, en le rapprochant avec l'extrait bancaire et le registre des chèques/compte de contrôle bancaire
• ✓Le solde du carnet de chèques, le rapprochement bancaire et les grands livres des clients (y compris « comptes ouverts ») doivent être en accord à tout moment
• ✓Un relevé d'essai énumère tous les grands livres des clients indiquant le nom du propriétaire/numéro de contrôle, la date de la dernière entrée et le solde du grand livre

Tous les déblocages doivent être effectués par chèque ou virement électronique prélevés sur le compte fiduciaire et entièrement documentés. Des mesures de sauvegarde spéciales s'appliquent aux virements électroniques.

• ✓Tous les déblocages doivent être effectués par chèque ou virement électronique prélevés sur le compte fiduciaire et identifiés à une transaction ou un accord spécifique
• ✓Le numéro de chèque, le montant, la date, le bénéficiaire, les éléments couverts et le grand livre client débité doivent être indiqués et correspondre exactement au chèque émis ; aucun numéro de chèque ne peut être dupliqué
• ✓Aucun déblocage basé sur les reçus de virement électronique ne peut se produire jusqu'à ce que le dépôt ait été vérifié
• ✓Un mémorandum de débit en format papier doit être fourni pour les déblocages par virement électronique, et les instructions du propriétaire signées identifiant l'entité bénéficiaire et le numéro de compte doivent être conservées dans le dossier de transaction

Seuls les fonds de transactions des clients doivent être déposés sur le compte en fiducie. Les fonds du courtier/cabinet et les fonds non liés sont généralement interdits, avec une exception étroite pour les montants minimaux permettant de maintenir le compte ouvert.

• ✓Aucun dépôt de fonds appartenant au courtier désigné ou au cabinet, sauf un montant minimal pour ouvrir ou maintenir le compte ouvert
• ✓Aucun dépôt de fonds qui ne concernent pas une transaction immobilière/opportunité commerciale d'un client, un compte de location, de contrat ou de recouvrement hypothécaire

Les versements doivent se rapporter strictement aux transactions clients et ne peuvent pas dépasser les fonds détenus pour cette transaction. Les commissions aux titulaires de licences et les frais d'exploitation doivent être payés à partir du compte commercial régulier.

• ✓Aucun versement pour des articles ne se rapportant pas à une transaction spécifique ou un compte de collecte
• ✓Aucun versement dépassant le montant réel détenu dans le compte de fiducie pour cette transaction
• ✓Les commissions aux personnes titulaires d'une licence auprès de l'entreprise et les frais d'exploitation de l'entreprise doivent être payés à partir du compte commercial régulier, et non du compte de fiducie
• ✓Les frais bancaires doivent être imputés au compte commercial ou payés séparément à partir du compte commercial de l'entreprise (sauf comme spécifié dans WAC 308-124E-110(1)(a) et (d))

Les fonds en fiducie doivent être déposés dans une institution financière assurée capable d'accepter une signification en Washington. Cela protège les fonds des clients par l'assurance fédérale et assure la responsabilité dans l'État.

• ✓Les fonds doivent être déposés dans une banque, une caisse d'épargne ou une coopérative de crédit
• ✓L'institution doit être assurée par la FDIC ou le fonds d'assurance-part de la NCUA (ou l'assureur fédéral successeur)
• ✓L'institution financière doit être en mesure d'accepter une signification en Washington

Les comptes bancaires doivent être correctement désignés comme comptes en fiducie et le courtier doit maintenir un système de tenue de registres approuvé fournissant une piste de vérification complète. Les systèmes alternatifs nécessitent une approbation écrite préalable.

• ✓Les comptes bancaires doivent être désignés comme comptes en fiducie au nom de la firme ou au nom d'emprunt tel que licencié
• ✓Le courtier désigné doit maintenir un système de registres approuvé par le programme immobilier fournissant une piste de vérification de tous les fonds reçus et décaissés
• ✓Tous les fonds doivent être identifiés au compte de chaque client individuel
• ✓Les systèmes de registres alternatifs doivent être approuvés à l'avance par écrit par le programme immobilier

Les intérêts crédités au compte d'un client doivent être enregistrés comme un passif. Les intérêts attribués à l'entreprise par accord écrit ne peuvent pas rester dans le compte en fiducie et doivent être crédités au compte général de l'entreprise.

• ✓Les intérêts crédités au compte d'un client doivent être enregistrés comme un passif au grand livre du client
• ✓Les intérêts attribués ou crédités à l'entreprise par accord écrit ne peuvent pas être maintenus dans le compte en fiducie
• ✓Le courtier désigné doit prendre des dispositions avec l'institution pour créditer les intérêts de l'entreprise au compte général de l'entreprise

Tous les fonds reçus doivent être documentés à leur réception et tous les dépôts doivent être traçables jusqu'à leur source et à la transaction applicable, formant ainsi partie de la piste d'audit.

• ✓Tous les chèques, fonds ou sommes reçus doivent être identifiés par la date de réception, le montant, la source et l'objet sur un journal des reçus de caisse ou un double reçu conservé comme document permanent
• ✓Tous les dépôts au compte en fiducie doivent être identifiés par la source des fonds et la transaction à laquelle ils s'appliquent

Les chèques annulés doivent être conservés pour l'intégrité des dossiers, et les commissions dues à un autre cabinet peuvent être payées à partir du compte fiduciaire rapidement en réduction des commissions brutes.

• ✓Les chèques annulés tirés sur le compte fiduciaire doivent être définitivement défigurés et conservés
• ✓Les commissions dues à un autre cabinet peuvent être payées à partir du compte fiduciaire et doivent être payées rapidement à la réception des fonds
• ✓Les commissions partagées avec un autre cabinet sont traitées comme une réduction des commissions brutes reçues

Les règles relatives aux comptes de dépôt s'appliquent également aux systèmes manuels et informatisés, avec des exigences spécifiques concernant les sauvegardes, les dossiers récupérables et la documentation source des modifications.

• ✓Le système doit fournir la capacité de sauvegarder tous les fichiers de données
• ✓Les registres/journaux, les rapprochements bancaires et les balances de vérification mensuelles doivent être maintenus et disponibles pour la récupération immédiate ou l'impression sur demande du département
• ✓Un fichier de documents source datés ou un fichier d'index doit être maintenu pour justifier toute modification des dossiers comptables existants

Les titulaires de licence doivent créer et tenir à jour les dossiers de leurs activités de courtage immobilier à des fins réglementaires. Ces dossiers doivent être conservés et mis à la disposition du directeur pendant trois ans à compter de la conclusion des services ou de la transaction connexe. Les titulaires de licence n'ont aucun intérêt à la vie privée concernant les dossiers qu'ils sont légalement tenus de conserver.

• ✓Les dossiers doivent être conservés et mis à la disposition du directeur pendant trois ans à compter de la conclusion des services ou de la transaction connexe
• ✓Les titulaires de licence sont tenus de créer et de tenir à jour les dossiers de leurs activités de courtage
• ✓Les titulaires de licence n'ont aucun intérêt à la vie privée concernant les dossiers qu'ils sont tenus de conserver en vertu d'une loi ou d'un règlement