📌
Kinakailangang Checkbook References at Ledger Book
propmgmt Ang mga record ay dapat maglaman ng checkbook stub/ledger references na nagbibigay-kaalaman sa bawat deposit's petsa, halaga, nagbabayad, kaugnay na property, at dahilan ng paghawak, pati na rin bawat disbursement's petsa, halaga, tapos-pera, at layunin. Ang mga trust/escrow withdrawal ay dapat lamang sa pamamagitan ng authorized bank transfer o check na dapat sa pangalang payee — hindi kailanman sa cash. Ang isang tamang ledger book (hindi regular checkbook ledger) ay dapat magpakita ng bawat hiwalay na trust transaction na may running balance na sumasang-ayon sa computed control figure.
Mga Pangunahing Panuntunan
- ✓Ang checkbook records ay dapat tukuyin ang bawat deposit's petsa, halaga, nagbabayad, property, at dahilan ng paghawak, at bawat disbursement's petsa, halaga, tapos-pera, at layunin
- ✓Ang trust/escrow withdrawal ay dapat sa pamamagitan ng authorized bank transfer o check sa isang named payee, hindi kailanman sa cash
- ✓Ang regular checkbook ledger ay hindi sapat; isang proper trust ledger book na nagpapakita ng bawat hiwalay na transaction ay kinakailangan
- ✓Ang running balance ay dapat mapanatili na sumasang-ayon sa control figure (beginning balance plus receipts minus disbursements)
- ✓Ang ledger books ay maaaring maging electronic kung reproducible sa papel na nagpapakita ng kompletong transaction history para sa anim na taon
📌
Anim na Taong Pagsisiguro ng Rekord para sa Pondo ng Iba
propmgmt Bawat broker ay dapat panatilihin ang mga rekord ng lahat ng pondo ng iba para sa hindi bababa sa anim na taon mula sa petsa ng pagtanggap, at ideposito ang mga pundo ayon sa N.J.A.C. 11:5-5.1. Kapag nakatanggap ng mga trust fund sa cash, ang licensee ay dapat magbigay sa nagbayad ng nilagdaang nakasulat na resibo na nagpapakita ng petsa, halaga, layunin, at nagbayad, at panatilihin ang isang kopya.
Mga Pangunahing Panuntunan
- ✓Ang mga rekord ng lahat ng pondo ng iba ay dapat panatilihin para sa hindi bababa sa anim na taon mula sa pagtanggap
- ✓Ang mga cash trust fund ay nangangailangan ng nilagdaang nakasulat na resibo sa nagbayad na nagpapakita ng petsa, halaga, layunin, at nagbayad
- ✓Ang isang kopya ng resibo ay dapat panatilihin ng broker
📌
Rekonsiliasyon at Karagdagang Kinakailangang Mga Rekord
propmgmt Ang mga broker ay dapat mapanatili ang mga rekord na nagpapakita ng hindi bababa sa quarterly reconciliation ng checkbook balance, bank statement balance, at client trust ledger balances. Ang mga kinakailangang rekord ay nagsasama rin ng lahat ng bank statements, cancelled checks, duplicate deposit slips, offers, contracts of sale, listing agreements, leases, property management agreements, statements to parties, bills paid from escrow (lamang batay sa written authorization), payment records sa licensees/cooperating brokers, at security deposit receipts at releases.
Mga Pangunahing Panuntunan
- ✓Hindi bababa sa quarterly reconciliation ng checkbook, bank statement, at client trust ledger balances ay dapat i-document
- ✓Ang mga rekord ay dapat kasama ang bank statements, cancelled checks, duplicate deposit slips, at credit card confirmation slips
- ✓Ang mga rekord ay dapat kasama ang offers, contracts of sale, listing agreements, leases, at property management agreements
- ✓Ang mga bills na binayaran mula sa escrowed funds ay maaaring gawin lamang batay sa written authorization
- ✓Ang mga rekord ay dapat kasama ang security deposit receipts at checks/letters na kasama sa kanilang release
📌
Mga Rekord Kung Saan Walang Natanggap na Pondo at Mga Panahon ng Pagpapanatili
propmgmt Sa mga transaksyon kung saan ang broker ay hindi nakatanggap ng ari-arian o pundo ng iba, ang mga rekord (ganap na naisakatuparan na mga lease/kontrata/pamamahala/mga kasunduan sa listing, mga billing para sa mga serbisyo, mga rekord ng pagbabayad, at mga pangkalahatang rekord ng bank account ng negosyo) ay dapat panatilihin ng anim na taon mula sa mas maaga ng petsa ng listing/pamamahala ng kasunduan o petsa ng kontrata/lease. Ang mga natatanggihang alok at nag-expired na mga listing kung saan walang kontrata o tenancy na naresulta ay dapat panatilihin ng anim na buwan mula sa petsa ng alok o petsa ng pag-expire ng listing.
Mga Pangunahing Panuntunan
- ✓Mga transaksyon na walang pundo: mga rekord na pinapanatili ng anim na taon mula sa mas maaga ng petsa ng listing/pamamahala ng kasunduan o petsa ng kontrata/lease
- ✓Mga natatanggihang alok at nag-expire na mga listing na walang nangyaring kontrata/tenancy: pinapanatili ng anim na buwan mula sa petsa ng alok o petsa ng pag-expire ng listing
- ✓Mga bank statement ng pangkalahatang business account, mga cancelled check, at mga deposit slip ay dapat mapanatili para sa mga transaksyong ito
📌
Lokasyon ng Rekord, Format, at Availability para sa Inspeksyon
propmgmt Ang mga financial books at records ay dapat mapanatili ayon sa generally accepted accounting practice at nakalagay sa pangunahing NJ office ng broker (o sa branch kung saan ang mga separate accounts ay inipapanatili). Ang mga record ay maaaring maging papel o elektronikong nakatala kung madaling mabuo muli sa papel na nagpapakita ng kumpletong activity history at accessible sa loob ng anim na taon. Lahat ng mga record ay dapat available para sa inspeksyon at kopya ng isang authorized Commission representative, at maaaring kailanganin ang mga licensee na mag-certify ng accuracy ng reproduced data.
Mga Pangunahing Panuntunan
- ✓Ang mga record ay dapat panatilihin ayon sa generally accepted accounting practice sa pangunahing NJ office o applicable branch
- ✓Ang electronic storage ay pinapayagan kung ang data ay madaling mabuo muli sa papel na nagpapakita ng kumpletong activity history sa loob ng anim na taon
- ✓Lahat ng mga record, kabilang ang e-mail-generated items, ay dapat available para sa Commission inspection at copying
- ✓Ang mga licensee ay maaaring kailanganin na mag-certify ng accuracy ng reproduced data