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필수 수표부 참조 및 원장부
propmgmt 기록에는 각 입금의 날짜, 금액, 지급인, 관련 부동산 및 보관 사유를 식별하는 수표부 스텁/원장 참조와 각 지출의 날짜, 금액, 수취인 및 목적을 포함해야 합니다. 신탁/에스크로 인출은 인가된 은행 이체 또는 지명된 수취인 앞의 수표로만 가능하며, 현금으로는 절대 불가합니다. 적절한 원장부(일반 수표부 원장이 아님)는 각 별도의 신탁 거래를 계산된 관리 수치와 일치하는 누계 잔액과 함께 표시해야 합니다.
핵심 규칙
- ✓수표부 기록은 각 입금의 날짜, 금액, 지급인, 부동산 및 보관 사유와 각 지출의 날짜, 금액, 수취인 및 목적을 식별해야 합니다
- ✓신탁/에스크로 인출은 인가된 은행 이체 또는 지명된 수취인 앞의 수표로만 가능하며, 현금으로는 절대 불가합니다
- ✓일반 수표부 원장으로는 불충분하며, 각 별도의 거래를 나타내는 적절한 신탁 원장부가 필수입니다
- ✓누계 잔액을 유지해야 하며, 이는 관리 수치(시작 잔액 더하기 수입 빼기 지출)와 일치해야 합니다
- ✓원장부는 6년간 완전한 거래 내역을 종이에 재현 가능한 경우 전자 형식이 가능합니다
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타인 자금 6년 보관 기록
propmgmt 모든 브로커는 타인 자금에 대한 기록을 접수일로부터 최소 6년 이상 보관해야 하며, N.J.A.C. 11:5-5.1에 따라 해당 자금을 예치해야 합니다. 신탁 자금을 현금으로 받을 때마다, 면허 보유자는 지급자에게 서명된 서면 영수증을 발급해야 하며, 여기에는 날짜, 금액, 목적, 지급자가 명시되어야 하고, 사본을 보관해야 합니다.
핵심 규칙
- ✓타인 자금에 대한 기록은 접수일로부터 최소 6년 이상 보관해야 함
- ✓현금 신탁 자금은 지급자에게 서명된 서면 영수증을 발급해야 하며, 날짜, 금액, 목적, 지급자가 명시되어야 함
- ✓영수증 사본은 브로커가 보관해야 함
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조정 및 추가 필수 기록
propmgmt 중개인은 최소한 분기별로 수표책 잔액, 은행 거래명세서 잔액 및 고객 신탁 원장 잔액의 조정을 나타내는 기록을 유지해야 합니다. 필수 기록에는 모든 은행 거래명세서, 취소된 수표, 중복 입금 전표, 제안, 매매계약서, 중개 계약서, 임차료, 자산관리 계약서, 당사자에 대한 명세서, 에스크로우에서 지급한 청구서(서면 승인에 한함), 중개인/협력 중개인에 대한 지급 기록, 보증금 영수증 및 해제 증명서가 포함됩니다.
핵심 규칙
- ✓수표책, 은행 거래명세서 및 고객 신탁 원장 잔액의 최소 분기별 조정이 문서화되어야 함
- ✓기록에는 은행 거래명세서, 취소된 수표, 중복 입금 전표 및 신용카드 확인 전표가 포함되어야 함
- ✓기록에는 제안, 매매계약서, 중개 계약서, 임차료 및 자산관리 계약서가 포함되어야 함
- ✓에스크로우 자금에서 지급한 청구서는 서면 승인에 따라서만 할 수 있음
- ✓기록에는 보증금 영수증 및 해제와 함께하는 수표/편지가 포함되어야 함
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자금 미수령 거래 기록 및 보관 기간
propmgmt 브로커가 제3자의 재산이나 자금을 받지 않은 거래의 경우, 기록(완전히 실행된 임차료/계약서/관리/리스팅 계약, 서비스 청구서, 결제 기록 및 일반 사업 계정 은행 기록)을 리스팅/관리 계약 날짜 또는 계약/임차 날짜 중 먼저 오는 날짜로부터 6년간 보관해야 합니다. 미수락 제안 및 계약 또는 임차가 발생하지 않은 만료된 리스팅은 제안 날짜 또는 리스팅 만료 날짜로부터 6개월간 보관해야 합니다.
핵심 규칙
- ✓자금 미수령 거래: 리스팅/관리 계약 날짜 또는 계약/임차 날짜 중 먼저 오는 날짜로부터 6년간 기록 보관
- ✓미수락 제안 및 결과 계약/임차가 없는 만료된 리스팅: 제안 또는 리스팅 만료 날짜로부터 6개월 보관
- ✓이러한 거래에 대해 일반 사업 계정 은행 명세서, 소거된 수표 및 입금 전표를 유지해야 함
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기록 위치, 형식 및 검사 가능성
propmgmt 재무 장부 및 기록은 일반적으로 인정된 회계 관행에 따라 유지되어야 하며 브로커의 주 뉴저지 사무소(또는 별도 계정이 유지되는 지점)에 위치해야 합니다. 기록은 종이 형식이거나 완전한 활동 이력을 나타내고 6년 기간 동안 접근 가능한 경우 전자적으로 보관될 수 있으며 종이로 쉽게 재현 가능해야 합니다. 모든 기록은 권한이 있는 위원회 담당자의 검사 및 복사를 위해 이용 가능해야 하며, 라이센스 소유자는 재현된 데이터의 정확성을 인증하도록 요구될 수 있습니다.
핵심 규칙
- ✓기록은 주 뉴저지 주 사무소 또는 해당 지점에서 일반적으로 인정된 회계 관행에 따라 유지되어야 함
- ✓전자 저장은 6년 동안 완전한 활동 이력을 보여주는 종이로 즉시 재현 가능한 경우 허용됨
- ✓이메일로 생성된 항목을 포함한 모든 기록은 위원회의 검사 및 복사를 위해 이용 가능해야 함
- ✓라이센스 소유자는 재현된 데이터의 정확성을 인증하도록 요구될 수 있음