📌
مراجع چک برابر و دفتر بدهی مورد نیاز
propmgmt رکوردها باید شامل مراجع چک برابر/دفتر بدهی باشند که هر سپردهای تاریخ، مبلغ، پرداخت کننده، ملک مرتبط و دلیل نگهداری را شناسایی کنند، علاوه بر تاریخ، مبلغ، دریافت کننده و هدف هر پرداخت. برداشت ها از حساب اعتماد/مسکن فقط از طریق انتقال بانکی مجاز یا چک به نام پرداخت کننده ای باید باشد — هرگز نقد نہ. یک دفتر بدهی مناسب (نه یک دفتر چک معمولی) باید هر معامله اعتماد جداگانه را نمایش دهد که موازنه جاری با رقم کنترل محاسبه شده موافق باشد.
قوانین کلیدی
- ✓رکوردهای چک برابر باید هر سپردهای تاریخ، مبلغ، پرداخت کننده، ملک و دلیل نگهداری را شناسایی کنند و تاریخ، مبلغ، دریافت کننده و هدف هر پرداخت را
- ✓برداشت های حساب اعتماد/مسکن فقط از طریق انتقال بانکی مجاز یا چک به نام دریافت کننده ای باید باشد، هرگز نقد نہ
- ✓دفتر چک معمولی کافی نیست؛ دفتر بدهی اعتماد مناسب که هر معامله جداگانه را نمایش دهد الزام است
- ✓موازنه جاری باید نگهداری شود که با رقم کنترل موافق باشد (موازنه آغازین به علاوه دریافت ها منهای پرداخت ها)
- ✓دفتر های بدهی می تواند الکترونیکی باشند اگر به صورت کاغذی قابل تولید باشند و تاریخچه کامل معاملات شش سال را نشان دهند
📌
نگهداری ریکوردهای شش ساله برای وجوه دیگران
propmgmt هر دلال باید ریکوردهای تمام وجوه دیگران را حداقل برای مدت شش سال از تاریخ دریافت نگهداری کند و آن وجوه را بر اساس N.J.A.C. 11:5-5.1 سپردهگذاری کند. هرگاه وجوه اعتماد به صورت نقد دریافت شوند، دارندۀ مجوز باید برای پرداختکننده یک رسید نوشتاری امضاشده صادر کند که تاریخ، مبلغ، هدف و نام پرداختکننده را بیان کند، و یک نسخه را نگهداری کند.
قوانین کلیدی
- ✓ریکوردهای تمام وجوه دیگران باید حداقل برای مدت شش سال از تاریخ دریافت نگهداری شوند
- ✓وجوه اعتماد نقدی نیاز به یک رسید نوشتاری امضاشدۀ برای پرداختکننده دارند که تاریخ، مبلغ، هدف و نام پرداختکننده را بیان کند
- ✓یک نسخه از رسید باید توسط دلال نگهداری شود
📌
آشتی و سوابق اضافی مورد نیاز
propmgmt دلالان باید سوابقی را نگهداری کنند که حداقل تطابق سهماهه تراز دفترچه چک، تراز صورت حساب بانکی و تراز دفتر اعتماد مشتری را نشان دهند. سوابق مورد نیاز همچنین شامل تمام صورتحسابهای بانکی، چکهای لغو شده، برگههای واریزی تکراری، پیشنهادات، قراردادهای فروش، توافقنامههای فهرست، اجارهنامهها، توافقنامههای مدیریت ملک، صورتوضعیت برای طرفهای مختلف، صورتحسابهای پرداختی از تضمین (تنها مطابق توجیه کتبی)، سوابق پرداخت به دارندگان مجوز/دلالان همکار و رسید و انتشار سپردههای امنیتی است.
قوانین کلیدی
- ✓تطابق حداقل سهماهه دفترچه چک، صورت حساب بانکی و تراز دفتر اعتماد مشتری باید مستند شود
- ✓سوابق باید شامل صورتحسابهای بانکی، چکهای لغو شده، برگههای واریزی تکراری و برگههای تأیید کارت اعتباری باشند
- ✓سوابق باید شامل پیشنهادات، قراردادهای فروش، توافقنامههای فهرست، اجارهنامهها و توافقنامههای مدیریت ملک باشند
- ✓صورتحسابهای پرداختی از وجوه تضمینشده تنها براساس توجیه کتبی میتواند انجام شود
- ✓سوابق باید شامل رسیدهای سپرده امنیتی و چکها یا نامههای همراه با انتشار آنها باشند
📌
سوابق در صورتی که هیچ وجهی دریافت نشده باشد و دوره های نگهداری
propmgmt در معاملاتی که کارگزار اموال یا وجه دیگران را دریافت نکرده است، اسناد (پروانههای اجاره/قراردادها/توافقهای مدیریت/فهرستبندی کاملاً نهایی، صورتحسابهای خدمات، سوابق پرداخت، و اسناد حساب بانکی تجاری عمومی) باید از تاریخ زودتر بین تاریخ توافق فهرستبندی/مدیریت یا تاریخ قرارداد/اجاره برای شش سال نگهداری شوند. پیشنهادهای رد شده و فهرستهای منقضی شده که هیچ قرارداد یا اجارهای در آن حاصل نشده است، باید از تاریخ پیشنهاد یا تاریخ انقضای فهرست برای شش ماه نگهداری شوند.
قوانین کلیدی
- ✓معاملات بدون وجه: اسناد از تاریخ زودتر بین تاریخ توافق فهرستبندی/مدیریت یا تاریخ قرارداد/اجاره برای شش سال نگهداری میشوند
- ✓پیشنهادهای رد شده و فهرستهای منقضی شده بدون قرارداد/اجارهای حاصل: از تاریخ پیشنهاد یا تاریخ انقضای فهرست برای شش ماه نگهداری میشوند
- ✓اسناد حساب بانکی تجاری عمومی، چکهای ابطالشده، و لیستهای سپرده باید برای این معاملات حفظ شوند
📌
مکان، قالب و دسترسی بازرسی اسناد
propmgmt کتابهای مالی و اسناد باید مطابق اصول حسابداری پذیرفته شده عمومی نگهداری شوند و در دفتر اصلی New Jersey دلال (یا شعبه ای که حسابهای جداگانه در آن نگهداری می شوند) واقع باشند. اسناد می توانند بر روی کاغذ یا به صورت الکترونیکی نگهداری شوند اگر به آسانی قابل بازتولید بر روی کاغذ باشند و سابقه فعالیت کامل را نشان دهند و برای دوره شش سال قابل دسترسی باشند. تمام اسناد باید برای بازرسی و کپی برداری توسط نماینده مجاز کمیسیون در دسترس باشند، و نامه دارندگان ممکن است مکلف شوند درستی اطلاعات بازتولید شده را تایید کنند.
قوانین کلیدی
- ✓اسناد باید مطابق اصول حسابداری پذیرفته شده عمومی در دفتر اصلی New Jersey یا شعبه مربوطه نگهداری شوند
- ✓نگهداری الکترونیکی مجاز است اگر اطلاعات به آسانی بر روی کاغذ قابل بازتولید باشند و سابقه فعالیت کامل را برای شش سال نشان دهند
- ✓تمام اسناد از جمله موارد تولید شده توسط ایمیل باید برای بازرسی و کپی برداری کمیسیون در دسترس باشند
- ✓نامه دارندگان ممکن است مکلف شوند درستی اطلاعات بازتولید شده را تایید کنند