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必須小切手帳参照および元帳
propmgmt 記録には、各預金の日付、金額、支払人、関連不動産、および保管理由を特定する小切手帳スタブ/元帳参照と、各支出の日付、金額、受取人、および目的を含める必要があります。信託/エスクロー出金は、認可された銀行振替または指名受取人宛の小切手によってのみ行われ、現金はできません。適切な元帳(通常の小切手帳元帳ではなく)は、各個別の信託取引を計算された管理数値と一致する繰越残高で表示する必要があります。
重要ルール
- ✓小切手帳記録は、各預金の日付、金額、支払人、不動産、および保管理由と、各支出の日付、金額、受取人、および目的を特定する必要があります
- ✓信託/エスクロー出金は、認可された銀行振替または指名受取人宛の小切手によってのみ行われ、現金はできません
- ✓通常の小切手帳元帳では不十分であり、各個別取引を示す適切な信託元帳が必須です
- ✓繰越残高を維持する必要があり、これは管理数値(開始残高プラス収入マイナス支出)と一致する必要があります
- ✓元帳は、6年間の完全な取引履歴が紙に再現可能な場合、電子形式が可能です
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他人資金の6年記録保持
propmgmt すべてのブローカーは、他人資金のすべての記録を受領日から6年以上保持しなければならず、N.J.A.C. 11:5-5.1に従ってそれらの資金を預金しなければなりません。信託資金を現金で受け取るときはいつでも、ライセンス保有者は支払人に署名された書面の領収書を発行しなければならず、日付、金額、目的、および支払人を記載し、その写しを保持しなければなりません。
重要ルール
- ✓他人資金の記録はすべて、受領日から6年以上保持しなければならない
- ✓現金信託資金は支払人に署名された書面の領収書を発行し、日付、金額、目的、および支払人を記載しなければならない
- ✓領収書の写しはブローカーが保持しなければならない
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調整および追加必須記録
propmgmt ブローカーは、少なくとも四半期ごとに小切手帳残高、銀行取引明細書残高、および顧客信託台帳残高の調整を示す記録を保持する必要があります。必須記録には、すべての銀行取引明細書、取消済小切手、複写入金伝票、申し込み、売買契約書、媒介契約書、賃貸借契約書、資産管理契約書、当事者に対する報告書、エスクロー資金から支払われた請求書(書面による認可に限る)、ライセンス保有者/協力ブローカーへの支払い記録、および敷金領収書と解放証明書が含まれます。
重要ルール
- ✓小切手帳、銀行取引明細書、および顧客信託台帳残高の少なくとも四半期ごとの調整を文書化する必要があります
- ✓記録には銀行取引明細書、取消済小切手、複写入金伝票、およびクレジットカード確認伝票を含める必要があります
- ✓記録には申し込み、売買契約書、媒介契約書、賃貸借契約書、および資産管理契約書を含める必要があります
- ✓エスクロー資金から支払われた請求書は、書面による認可に基づいてのみ行うことができます
- ✓記録には敷金領収書および解放に付随する小切手/手紙を含める必要があります
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資金未受領取引の記録と保管期間
propmgmt ブローカーが第三者の財産または資金を受け取らなかった取引について、記録(完全に実行されたリース契約/契約書/管理契約/リスティング契約、サービス請求書、支払い記録、および一般事業用口座の銀行記録)は、リスティング/管理契約日付または契約/リース日付のいずれか早い方から6年間保管する必要があります。受け入れられなかったオファーおよび契約またはテナンシーが成立しなかった満期リスティングは、オファー日付またはリスティング満期日付から6ヶ月間保管する必要があります。
重要ルール
- ✓資金未受領取引: リスティング/管理契約日付または契約/リース日付のいずれか早い方から6年間記録を保管
- ✓受け入れられなかったオファーおよび結果として契約またはテナンシーが成立しなかった満期リスティング: オファー日付またはリスティング満期日付から6ヶ月保管
- ✓これらの取引について、一般事業用口座の銀行明細書、消却小切手および入金伝票を保管する必要がある
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記録の位置、形式、および検査可能性
propmgmt 財務帳簿および記録は、一般的に認められた会計慣行に従って維持される必要があり、ブローカーの主ニュージャージーオフィス(または別個の口座が維持されている支店)に位置する必要があります。記録は紙形式であるか、電子的に保管することができ、完全な活動履歴を示し、6年間のアクセスが可能な場合は、紙に容易に再現可能である必要があります。すべての記録は、授権された委員会代表による検査およびコピーに利用可能である必要があり、ライセンス取得者は再現されたデータの正確性を証明することが求められる場合があります。
重要ルール
- ✓記録は、主ニュージャージーオフィスまたは適用可能な支店で、一般的に認められた会計慣行に従って保持される必要があります
- ✓データが6年間の完全な活動履歴を示す紙に容易に再現可能な場合、電子保管は許可されます
- ✓電子メールで生成されたアイテムを含むすべての記録は、委員会の検査およびコピーに利用可能である必要があります
- ✓ライセンス取得者は、再現されたデータの正確性を証明することが求められる場合があります